Établir un calendrier d’email marketing comme un pro

Comment établir un calendrier d’email marketing ?

Pourquoi établir un calendrier email marketing ?

Au fur et à mesure de l’évolution de notre activité, nous savons tout de suite ce qui est top et ce qui ne va pas. C’était mon cas avec les emailings. Je me focalisais simplement sur les différentes méthodes d’optimisation. Mais ensuite, j’ai réalisé que je ne me prenais pas de la bonne manière. C’était devenu trop compliqué et difficile de tout organiser parce que je n’avais pas de planning email marketing. C’est pourquoi je tiens à préciser l’importance d’un calendrier avant d’entrer dans le vif du sujet.

Un calendrier email marketing pour optimiser la stratégie marketing

Tout d’abord, il faut comprendre qu’en webmarketing tout comme en marketing-direct, tout est question de stratégie et de planification. Pour que ce soit cohérent, il faut respecter un calendrier préétabli. Et l’emailing étant une des stratégies de marketing digital de haute importance, un planning est indispensable.

Grâce à votre planning d’envoi de marketing par email, vous pouvez intégrer tous les aspects de votre stratégie marketing dont le ciblage, la définition des objectifs pour chaque campagne, etc. Vous pouvez également trier et segmenter la liste de diffusion au préalable afin de mieux optimiser chaque campagne. Ainsi, vous limitez les risques de tout confondre, que ce soit au niveau du contenu ou du destinataire. 

Un planning d’email marketing comprend également un calendrier rédactionnel. Il vous permet donc d’élaborer une stratégie de contenus efficace afin de garantir un retour sur investissement satisfaisant. Sans oublier que vous pouvez facilement attribuer les tâches en fonction de la mission de chacun et aussi en fonction des dates de congés de chaque responsable. Autrement dit, cela permet une meilleure gestion de campagnes marketing.

Un planning email marketing pour un meilleur suivi

Le marketing par courriel ne se résume pas à quelques emails de promotion. C’est toute une série de campagnes plus ou moins dépendantes les unes des autres qui nécessitent un planning d’envoi très pertinent. Ainsi, le planning email marketing vous permet d’organiser le tout et de suivre en quoi chaque campagne emailing impact l’ensemble. C’est-à-dire qu’il contribue à l’évaluation de l’efficacité des mails. 

Établir un calendrier emailing marketing vous permet d’avoir une visibilité des périodes qui sont susceptibles de marquer votre succès. Et en même temps, vous avez également une prévision des dates qui ne seront pas propices pour une vente. Vous pouvez vérifier ces infos en fonction de vos précédents taux de délivrabilité, taux d’ouverture et taux de clic. Outre la possibilité de suivre vos échéances, ce calendrier permet de suivre facilement vos objectifs et leur progression, non seulement par rapport aux newsletters, mais aussi vis-à-vis de toutes vos initiatives marketing. 

Établir un calendrier pour optimiser les contenus

Avec un calendrier, vous avez une vue précise sur les dates de promotion, les dates pour les contenus à forte valeur ajoutée, les dates pour offrir des cadeaux, les dates pour les emails de prospection, etc. De cette manière, la création de contenu devient plus facile. De plus, les rédacteurs des emails auront plus de temps pour la recherche. C’est un garant de contenus de meilleure qualité. Cela limite également le risque des interruptions de publication. 

D’autre part, un template de planning email marketing peut devenir un vrai outil collaboratif simple pour favoriser la communication entre les responsables des campagnes.

Définir une fréquence d’envoi

Pour fidéliser vos clients, il est important de définir un planning email marketing en respectant une fréquence d’envoi. Dans cette optique, il faut rester régulier. Si vous prévoyez un envoi une fois par mois, par exemple, il est important de choisir le même jour. Ou si vous envisagez des envois hebdomadaires, envoyez également au même jour et à la même heure. En aucun cas, vous ne devriez pas rater une publication. D’où l’importance d’un calendrier email marketing. Le marketing automation entre aussi en jeu.

Ce qu’il faut retenir pour définir une fréquence d’envoi, c’est qu’il faut prévoir les types de contenu que vous souhaitez partager avec votre base de contacts. Ainsi, il est plus facile de déterminer si vous avez assez de choses à dire pour un email marketing toutes les semaines ou un envoi bi-mensuel. 

En fait, la fréquence la plus utilisée, la plus classique, est le rythme mensuel. C’est la méthode adoptée par la plupart de ceux qui sont dans le secteur e-commerce et dans le BtoB. L’idée n’est pas de saturer la boîte de réception de vos abonnés et de les pousser au désabonnement, tout en assurant l’envoi de newsletter régulier.

Créer un planning email marketing en tenant compte de chaque événement de l’année

Pour établir un bon planning email marketing et assurer la performance de vos campagnes, il faut lister les dates importantes de l’année. C’est en fonction de ces derniers que vous pouvez définir si vous allez lancer une campagne de fidélisation, de promotion, de conversion ou autres. Voici des récapitulatifs et exemples que vous pouvez utiliser pour vous inspirer : 

• Pour janvier : c’est le début de l’année. Vous comprenez donc que les clients viennent de dépenser beaucoup de sommes avec les fêtes de fin d’année. Le retour après les congés va être difficile pour la plupart des gens (sauf si vous vous adressez aux commerçants et grossistes). Les contenus motivants, les emails de bienvenue sont les plus adaptés. De même pour les offres et les promotions. 

Sinon, vous pouvez aussi consacrer ce mois à une campagne qui va mettre en avant vos offres pour la Saint-Valentin (très adapté si vous vendez des produits ou des services qui peuvent être personnalisés pour l’occasion). Mais il faut alors éviter le début du mois. 

• Après cela, vous pouvez considérer les fêtes comme Pâques, la Pentecôte, la fête des mères et la fête des pères pour vendre. On peut envoyer ce qu’on appelle l’email transaction. 

Les emails transactionnels sont conseillés jusqu’au mois de juin ou début juillet, car après, ce sont les vacances. Et là, il s’agit juste de communication amusante et courte pour ne pas perdre la ligne. En effet, ce sont les périodes où on détecte plus de clients inactifs. C’est-à-dire que les ouvertures ainsi que le taux de réactivité sont limités. 

• Après les vacances, on revient un peu comme au mois de janvier. En effet, septembre, c’est de nouveau le retour à la réalité. Sauf que cela peut aussi être le début des vacances pour d’autres. Vous pouvez, dans ce cas, jouer sur la segmentation de votre base de données de contact. 

Il faut comprendre que ce sont les moments où les économies souffrent. Créer une campagne emailing gratuite pour fidéliser ou prospecter au lieu d’une pression marketing serait apprécié. Un email de promotion à envoyer à vos clients sera aussi le bienvenu. 

• Après, vers le dernier trimestre, on peut reprendre les festivités avec Halloween, Toussaint et les fêtes de fin d’année. Sauf qu’il faut juste adapter la communication à chaque événement. Si pour Halloween par exemple, on peut se permettre des contenus plus fun, il faut une newsletter professionnelle plus sérieuse pour la Toussaint. Pour faire plus de vente pendant les fêtes, il faut un travail de deux mois à l’avance pour plus d’impact. 

En tout, il faut établir un calendrier permettant de délivrer le bon message au bon moment et à la bonne cible. Faire un mailing ne consiste pas uniquement à collecter les adresses email et de confier l’automatisation à une plateforme emailing. Le vrai travail, c’est aussi dans la réalisation du calendrier, du contenu, et la personnalisation des templates. 

Définir des objectifs pour chaque date

Je suppose que, jusqu’ici, vous avez déjà quelques idées de ce que vous pourriez mettre dans vos contenus pour chaque mois de votre planning email marketing. Mais pour que tout soit bien peaufiné, il faut définir des objectifs pour chaque date. 

Dans ce cadre, il faut vous poser les questions suivantes : 

• Souhaitez-vous diffuser des messages distincts chaque mois ou est-ce préférable de faire une campagne avec un message commun ?
• Souhaitez-vous convertir les nouveaux clients ou fidéliser vos clients actuels ?
• Souhaitez-vous augmenter le panier d’achat de vos clients ou juste garder leur fréquence d’achat du moment ?

Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle peut vous donner des directives sur votre plan éditorial. Cela vous permet aussi de segmenter votre base de données et de répartir les tâches pour les responsables de campagne.

Utiliser des outils de planification

Pour faciliter la réalisation de votre calendrier email marketing, je vous conseille d’utiliser les outils de planification. Les modèles disponibles en ligne sont assez complets avec des cases pour indiquer la nature de vos marketing par email, leur date d’envoi, les services ou produits à promouvoir, etc. 

Mais vous pouvez aussi utiliser votre logiciel d’e-mail marketing comme ActiveCampaign, Mailchimp, Sendibule, ou autre. C’est la méthode la plus pratique, puisque vous n’avez pas à gérer plusieurs outils. De plus, établir un planning de marketing par email sur le logiciel d’emailing vous donne une meilleure visibilité des emails envoyés et ceux planifiés, et ce, automatiquement.

À faire avant ou pendant l’établissement de votre calendrier email marketing

Je trouve qu’il est judicieux de rappeler les étapes à faire et à considérer avant et/ou pendant la réalisation de votre calendrier d’emailing.

• Bien définir votre cible – segmentez les contacts quand il le faut. 
• Visez les contenus qui garantiront le maximum de retour de la part de vos abonnés quand vous planifierez le calendrier. 
• Il est préférable de planifier les campagnes avec votre équipe rédactionnelle pour avoir plus d’idées sur les thèmes et quantité de contenu réaliste.
• Tenez compte des intérêts de vos contacts lorsque vous choisissez les thèmes.
• Évaluez les priorités des contenus par rapport au résultat escompté.
• Optimisez vos contenus avec des visuels, l’objet de l’email, … (le responsive design)
• Il faut noter et optimiser le landing page pour chaque campagne afin d’améliorer votre image, et d’assurer leur réussite.